सही परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर ढूँढना एक चुनौती हो सकती है। प्रत्येक विकल्प के साथ विभिन्न नामों और कभी-कभी अस्पष्ट उद्देश्य के साथ सुविधाओं और कार्यों की एक लंबी सूची आती है।

तुलना करते समय, अभिभूत होना आसान है, लेकिन ऐसा होना जरूरी नहीं है। इस लेख में, जब आपके लिए सही परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर चुनने की बात आती है, तो हम आपको फीचर थकान को कम करने के लिए कुछ युक्तियों के बारे में बताएंगे।

1. कोशिश करने या खरीदने से पहले अपने परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के लिए एक योजना बनाएं

आपने पहले ही परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर आज़माने का निर्णय ले लिया है, या कम से कम आप इस पर विचार कर रहे हैं। इतने सारे उत्कृष्ट विकल्पों के साथ, आप प्रत्येक सॉफ़्टवेयर की क्षमताओं और विशेषताओं को देखने से पहले यह रेखांकित करके कि आप इसके साथ क्या करना चाहते हैं, अपने आप पर बहुत बड़ा एहसान करेंगे।

यह न केवल आपको सही सॉफ़्टवेयर खोजने में मदद करेगा, बल्कि यह आपको गलत सॉफ़्टवेयर को पहचानने और बाहर करने में भी मदद करेगा।

उन तरीकों के बारे में सोचें जिनसे आप और आपके सहकर्मी अब कार्यों को संप्रेषित करते हैं। क्या आप चाहते हैं कि सॉफ़्टवेयर कुछ खास प्रकार के ईमेल, मीटिंग और मेमो को बदल दे? आप आमतौर पर किस प्रकार के विवरण शामिल करते हैं, और वह कौन सी प्रक्रिया है जिसमें आप कार्यों को सौंपते हैं?

आप इसका उपयोग कैसे करेंगे इसकी रूपरेखा का एक अन्य महत्वपूर्ण हिस्सा यह पहचानना है कि इसका उपयोग कौन करेगा। आपकी टीम में कितने लोग हैं? टीम के प्रत्येक सदस्य के खाते के लिए आपको किस प्रकार की भूमिकाओं और अनुमतियों की आवश्यकता होगी? क्या आपको ग्राहकों या ठेकेदारों के लिए अतिथि खाते शामिल करने होंगे?

आप यह भी विचार करना चाहेंगे कि क्या आपको अपने सॉफ़्टवेयर के भीतर निजी कार्यस्थानों की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, आप अपने क्लिकअप कार्यस्थानों में बनाई गई सूचियों को डिफ़ॉल्ट रूप से साझा या निजी के रूप में सेट कर सकते हैं और किसी भी समय स्विच कर सकते हैं। धारणा इसके विपरीत है, जहां पेज तब तक निजी होते हैं जब तक कि आप उन्हें मेहमानों के साथ साझा नहीं करते, जब तक कि आप एक टीम खाते के लिए नहीं जाते।

हालांकि बहुत सारे प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर एक जैसे लग सकते हैं, इन सवालों के जवाब देने से आपको यह समझने में मदद मिलेगी कि आपको अपने बजट में किन विशेषताओं की तलाश करनी होगी।

2. तय करें कि आपके पास पहले से मौजूद सुविधाओं के आधार पर आपको कौन सी सुविधाएं चाहिए

यहां चीजें थोड़ी मुश्किल हो सकती हैं। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर में कई विकल्प होते हैं, और इसके साथ ही, प्रत्येक सॉफ्टवेयर में सुविधाओं की एक लंबी सूची होती है।

यहां ध्यान रखने वाली बात यह है कि कम ज्यादा है। आप केवल एक टेबल और कुछ चेकलिस्ट के साथ दोहराए जाने वाले कार्यों या वर्कफ़्लो की रूपरेखा तैयार कर सकते हैं, जैसा कि नीचे दिए गए उदाहरण में नोटियन का उपयोग करके दिखाया गया है। यह सब नीचे आता है कि आप और आपकी टीम एक साथ कैसे काम करते हैं।

एक उदाहरण के रूप में समय ट्रैकिंग का उपयोग करना, सिर्फ इसलिए कि आप इसे कुछ परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में कर सकते हैं, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको करना चाहिए। यदि आपके पास पहले से ही एक समय ट्रैकिंग विधि है जो काम करती है, या आप वर्तमान में अपना समय ट्रैक नहीं कर रहे हैं, और यह ठीक है, तो बिना किसी ट्रैकिंग के क्यों जाएं?

आपके प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर को आपके दैनिक कार्यों में कोई घर्षण नहीं जोड़ना चाहिए। सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण, यह एक उपकरण है जिसका उपयोग आप परियोजनाओं को प्रभावी ढंग से संवाद करने के लिए कर सकते हैं, इसलिए उन तरीकों के बारे में सोचें जो आप वर्तमान में करते हैं और कौन सी सुविधाएं सबसे अधिक सहायक होंगी।

अतिरिक्त सुविधाओं से विचलित होना आसान है, न केवल इसलिए कि आप उन्हें स्थापित करने में समय व्यतीत करते हैं और उनका उपयोग नहीं करते हैं, बल्कि वे आपके कार्यक्षेत्र को अव्यवस्थित कर देंगे। यह हमें अगले बिंदु पर लाता है।

3. यदि यह आकर्षक है, तो तय करें कि क्या यह स्थायी है

यदि कोई विशेष विशेषता आपका ध्यान आकर्षित करती है, और आप निर्णय लेते हैं कि आप इसका उपयोग करना चाहते हैं, तो अपने आप से पूछें कि क्या यह कुछ ऐसा है जिसे आप लंबे समय तक रखेंगे। उदाहरण के लिए, मंडे डॉट कॉम का लामा फ़ार्म और बैटरी विजेट डैशबोर्ड में बहुत मज़ेदार जोड़ हैं क्योंकि वे आपके लक्ष्यों को कुछ हद तक खेल जैसा बनाते हैं, लेकिन उत्साह आसानी से दूर हो सकता है।

वास्तव में, आप विजेट्स को देखने से बचना चाह सकते हैं, क्योंकि सोमवार तक, क्लिकअप, नोटियन और आसन उनके बिना सभी बेहतरीन विकल्प हैं। नीचे दी गई छवि क्लिकअप के भुगतान न किए गए संस्करण में उपलब्ध कई सुविधाओं में से कुछ का उपयोग करके प्रोजेक्ट अनुरोध बोर्ड का एक सरल उदाहरण है।

अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर को इसकी नींव के आधार पर चुनना सबसे अच्छा है, न कि इसकी घंटियाँ और सीटी – खासकर यदि वे केवल आपकी उत्पादकता से दूर ले जा रहे हैं।

यहां ध्यान देने योग्य एक अन्य वस्तु एकीकरण है। विगेट्स की तरह, यह संभावना है कि आप उनके बिना सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं। हालाँकि, यदि आप इसे किसी अन्य सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकृत करना पसंद करते हैं, तो देखें कि निर्णायक कारक बनने से पहले यह किन कार्यों को पूरा कर सकता है। एकीकरण सिर्फ एक और अधिसूचना या कदम उठाने के लिए हो सकता है।

4. देखने के लिए कुछ उपयोगी बुनियादी सुविधाएँ

इससे पहले कि हम बुनियादी बातों में आएं, यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि जब आप परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर की विशेषताओं की तुलना कर रहे होते हैं, तो आप प्रत्येक वेबसाइट पर अलग-अलग जाते हैं। प्रत्येक सॉफ़्टवेयर समान सुविधा के लिए भिन्न नामकरण प्रणाली का उपयोग कर सकता है।

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